6. Ferramentas de Comunicação e Registro

A comunicação eficaz e o registro de informações são vitais para o sucesso de qualquer projeto. O SZ Project oferece ferramentas específicas para formalizar discussões, registrar decisões e acompanhar pendências que surgem ao longo do caminho.

A seção de Anotações é o local central para documentação formal dentro de um projeto. É ideal para criar registros detalhados, como atas de reunião, especificações funcionais ou qualquer documentação que precise ser compartilhada e armazenada no histórico do projeto.

Como criar uma anotação:

1. Dentro do projeto, acesse a aba Anotações.
2. Clique para criar uma Nova Anotação.
3. Um editor de texto será exibido, permitindo que você digite e formate o conteúdo.

• Utilizando formatação Markdown: O editor suporta a sintaxe Markdown para criar textos ricos, incluindo negrito, *itálico*, listas, títulos e muito mais, de forma simples e intuitiva.
• Mencionando usuários: Para notificar um membro da equipe sobre uma anotação, digite @ seguido pelo nome do usuário. O sistema exibirá uma lista para seleção. O usuário mencionado receberá uma notificação por e-mail, garantindo que a informação importante foi entregue.

*Figura 10: Tela de criação de uma Anotação, com editor de texto e menção de usuário.*

O Plano de Ação é utilizado para registrar e acompanhar tarefas pontuais e pendências que não fazem parte do cronograma principal, mas que precisam de acompanhamento. Geralmente, são ações definidas durante reuniões ou discussões.

Como registrar um item de ação:

1. Acesse a aba Plano de Ação dentro do projeto.
2. Clique para adicionar um novo item de ação.
3. Descreva a ação a ser realizada, defina um prazo e atribua um responsável.

• Atribuindo Responsáveis: O campo de responsável é flexível, permitindo atribuir a ação tanto a um usuário interno do sistema quanto a um contato externo (como um cliente), bastando digitar o nome.

*Figura 11: Tela do Plano de Ação com itens registrados e responsáveis atribuídos.*